Privacybeleid
1. ALGEMEEN
Het doel van dit Privacybeleid is u te informeren over de verwerking van Persoongegevens door Vectilex, advocatenkantoor onder de vorm van een groepering bestaande uit Van Giel BV (maatschappelijke zetel Grote Driesen 7, 2310 Rijkevorsel, KBO 0793.973.110, bestuurder Ive Van Giel) en V-Law BV (maatschappelijke zetel Cockerillkaai 18, 2000 Antwerpen, KBO 0745.658.596, bestuurder Valère Vereecke), gevestigd te 2000 Antwerpen, Molenbergstraat 10 bus 25 (correspondentieadres), en de aan hen verbonden advocaten (hierna te noemen "VECTILEX" of "wij" en "ons").
VECTILEX hecht veel belang aan de bescherming en vertrouwelijkheid van uw Persoongegevens. De regelmatigheid van de verwerking van Persoongegevens, de veiligheid en vertrouwelijkheid ervan, is voor ons van essentieel belang. Daarom verbindt VECTILEX zich ertoe uw Persoongegevens te verwerken in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake de verwerking van Persoongegevens, met inbegrip van de AVG.
Lees het volgende Privacybeleid om te begrijpen hoe wij uw Persoongegevens verzamelen en gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw Persoongegevens.
2. DEFINITIES
Voor een goed en duidelijk begrip van dit Privacybeleid worden een aantal termen die verder in het Privacybeleid worden gebruikt, vooraf beschreven en toegelicht.
AVG: Algemene verordening gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoongegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van het vrije verkeer van die gegevens, die op 25 mei 2018 in werking is getreden.
Betrokkene: iedere geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de verwerkte Persoongegevens betrekking hebben.
Persoongegevens: alle informatie betreffende een Betrokkene; als identificeerbare natuurlijke persoon wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Bijzondere categorieën van Persoongegevens: gegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, alsmede genetische gegevens, biometrische gegevens voor de unieke identificatie van een persoon, gegevens betreffende de gezondheid, of gegevens betreffende iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
In ieder geval moeten deze categorieën Persoongegevens worden opgenomen:
· Speciale categorieën van Persoongegevens
· Informatie over de financiële of economische situatie van de Betrokkene
· (andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van de Betrokkene
· Gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens
· Gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude
Verwerking van Persoongegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoongegevens of een geheel van Persoongegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: elke natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoongegevens vaststelt. De Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van Persoongegevens van klanten, leveranciers, sollicitanten en bezoekers van de Website is VECTILEX.
Verwerker: een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoongegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Subverwerker: een andere Verwerker die door de Verwerker wordt gebruikt om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevensinbreuk: een inbreuk in verband met Persoongegevens en/of omstandigheden die aanleiding kunnen geven tot een inbreuk in verband met Persoongegevens, die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet kan worden uitgesloten dat dit leidt tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoongegevens.
Gegevensbeschermingsautoriteit: elke toezichthoudende autoriteit voor de verwerking van Persoongegevens die door de tot de Europese Unie behorende lidstaat is ingesteld krachtens artikel 51 van de Algemene verordening gegevensbescherming. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit die is opgericht bij de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit, opvolger van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer - www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Website: de Website van VECTILEX: www.vectilex.eu. 3. DOOR VECTILEX VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
3. DOOR VECTILEX VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
Hieronder een overzicht van de Persoongegevens die VECTILEX (van tijd tot tijd) over u kan verwerken:
· Identificatiegegevens: voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, contactbericht, e-mailadres
· Persoonlijke kenmerken (bv. geslacht)
· Professionele informatie: bedrijf, titel/functie, afdeling, Website
· Overheids- en andere officiële identificatienummers
· Financiële gegevens (bv. bankrekeningnummer, rekeninggegevens, kredietgeschiedenis, informatie over kredietreferenties of informatie over financiële transacties)
· Informatie over de zaken die wij behandelen en andere persoonlijke informatie die nodig is om onze dienst te verlenen
· Documenten vereist door AML-verplichtingen (bv. een kopie van een identiteitskaart)
· Andere Persoongegevens zoals deelname aan evenementen, opleidingen
· Camerabeelden wanneer u ons kantoor binnenkomt, foto's of voicemailopnames
· Marketingvoorkeuren, marketingactiviteiten en feedback van klanten
· Informatie uit openbare bronnen (zoals commerciële of overheidsdatabanken)
· Andere Persoongegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie, per e-mail en telefoon, of wanneer u ons uw visitekaartje geeft.
4. SPECIALE CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS
In het kader van onze opdracht als advocaat kunnen wij de volgende bijzondere categorieën Persoongegevens verwerken:
· Strafrechtelijke en juridische geschiedenis, feiten of veroordelingen;
· Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
· Persoongegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, en de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
Deze Website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over Websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogden. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Daarom raden wij ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming.
Als u van mening bent dat wij zonder toestemming Persoongegevens over een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via, dan verwijderen wij deze informatie.
5. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDSLAG VAN DE VERWERKING VAN DE GEGEVENS
VECTILEX verwerkt uw Persoongegevens voor de hieronder genoemde doeleinden en op grond van de hierin vermelde rechtsgrondslag:
A. Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek de nodige stappen te ondernemen alvorens een contract aan te gaan:
· Om door te gaan met het leveren en factureren van onze diensten;
· Om onze klantenadministratie te beheren;
· Om u te kunnen bellen of e-mailen als dat nodig is om onze diensten uit te voeren;
· Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten;
· Voor het afhandelen van uw betaling (indien van toepassing).
B. Voor de bescherming van onze legitieme belangen of die van derden, zoals onder meer in het geval van de volgende doeleinden:
· De uitoefening van fundamentele rechten zoals het organiseren van een verdediging in de rechtbank;
· Het bewijzen van transacties, verklaringen, enz;
· Fraudepreventie en bescherming tegen inbreuken;
· IT-beheer, infrastructuurbeheer en IT-beveiliging.
C. Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen, zoals:
· Beantwoorden aan een officieel verzoek van daartoe gemachtigde openbare of gerechtelijke autoriteiten;
· Om aan onze fiscale verplichtingen te voldoen.
D. Om uw keuze te respecteren wanneer wij uw toestemming vragen voor een bepaalde verwerking:
· Het verzamelen van uw gegevens over uw beroep en/of opleidingsniveau om uw sollicitatie naar een vacature te verwerken;
· Het verzamelen van uw Persoongegevens om uw aanwezigheid bij evenementen te registreren;
· Indien wij aanvullende verwerkingen uitvoeren voor andere doeleinden dan die welke in dit Privacybeleid zijn vermeld, zullen wij u daarvan op de hoogte stellen en, indien nodig, uw toestemming vragen.
Direct marketing: uw persoonlijke gegevens worden niet gebruikt voor direct marketing, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven ("opt-in"). Als u al op onze mailinglijst staat om marketingmateriaal op papier en/of in elektronische vorm te ontvangen, kan VECTILEX uw gegevens gebruiken om marketing- en ander materiaal met betrekking tot VECTILEX, haar producten en/of diensten te sturen. VECTILEX kan de door u verstrekte informatie gebruiken om documenten in het bezit van VECTILEX bij te werken. Deze toestemming kan te allen tijde zonder rechtvaardiging en kosteloos worden ingetrokken, bijvoorbeeld door te klikken op de daartoe bestemde afmeldlink onderaan elke promotionele e-mail of nieuwsbrief.
6. DOELEINDEN WAARIN HET Privacybeleid NIET VOORZIET
Indien wij een Verwerking van Persoongegevens wensen uit te voeren voor een doel dat niet in dit Privacybeleid is vermeld, zullen wij vooraf contact met u opnemen op het door u opgegeven e-mailadres om u te informeren over deze nieuwe verwerking, het doel en de rechtsgrond ervan. Indien de rechtsgrondslag van de verwerking "toestemming" is, zullen wij u altijd om uw toestemming vragen, zonder welke wij niet tot de verwerking zullen overgaan.
7. DUUR VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
De Persoongegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen VECTILEX en u en rekening houdend met de wettelijke verplichting om gegevens vijf (5) jaar te bewaren. Daarnaast kunnen er wetten zijn die langere minimale bewaartermijnen voor Persoongegevens vereisen (bijvoorbeeld anti-witwaswetgeving).
8. BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Wij gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -maatregelen om uw informatie op passende wijze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Deze technologieën en maatregelen worden regelmatig getest en waar nodig bijgewerkt. In het geval van een datalek waarbij uw gegevens betrokken zijn, zult u, indien vereist, persoonlijk op de hoogte worden gebracht op de manier en binnen de termijn die door de wet zijn bepaald. In geen geval kan VECTILEX aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade als gevolg van onjuist of onrechtmatig gebruik van Persoongegevens door een derde. U moet te allen tijde de veiligheidsvoorschriften respecteren, onder meer door elke ongeoorloofde toegang tot uw login en code te voorkomen. Wanneer wij Persoongegevens daadwerkelijk delen met externe partijen, wordt met hen een Verwerkersovereenkomst gesloten waarin altijd voldoende (technische) maatregelen moeten worden opgenomen zodat de beveiliging van uw gegevens zoveel mogelijk gewaarborgd is. Als u toch de indruk heeft dat uw Persoongegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via.
9. VERTROUWELIJKHEID - DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN
Alle Persoongegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang of de overeenkomst met u.
Wij maken gebruik van de diensten van derden. Daardoor hebben deze partijen toegang tot onze Website, server of verzamelde Persoongegevens.
Wij kunnen uw Persoongegevens ontvangen van en delen met (onder meer) de volgende derden: uw bedrijf, overheidsdatabanken, overheidsinstanties, overheidsorganisaties, wetshandhavingsinstanties, gerechtelijke organen en rechtbanken, toezichthoudende autoriteiten, gerechtsdeurwaarders, gerechtelijke deskundigen, notarissen, financiële instellingen, begunstigden, immigratieautoriteiten, adviesbureaus, onderaannemers (zoals andere advocatenkantoren), accountantskantoren, auditors en andere dienstverleners.
10. WebsiteS VAN DERDEN
Indien wij u links aanbieden naar Websites die niet door VECTILEX worden aangeboden of beheerd, worden deze links uitsluitend aangeboden ter informatie en voor uw gemak. Wij raden u aan het Privacybeleid van de aanbieder van de Website zorgvuldig te lezen wanneer u deze Websites bezoekt. VECTILEX kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor het beleid of de praktijken van de eigenaar of exploitant van dergelijke Websites van derden.
11. PLAATS VAN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Alle Persoongegevens worden opgeslagen op servers in de EU. Wanneer wij Verwerkers gebruiken, eisen wij dat zij en hun subVerwerkers de Persoongegevens opslaan op servers in de EU.
Van tijd tot tijd moeten wij uw Persoongegevens echter overdragen aan entiteiten in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij dit doen, zullen wij ervoor zorgen dat een dergelijke overdracht voldoet aan de regels voor
gegevensoverdracht buiten de Europese Unie onder de AVG.
12. UW RECHTEN
Overeenkomstig de huidige regelgeving heeft u als Betrokkene de volgende rechten:
Recht op toegang/inzage in uw Persoongegevens
U hebt het recht om te allen tijde inzage te krijgen in uw Persoongegevens en het gebruik dat wij van uw Persoongegevens maken. Dit omvat ook het recht om een kopie aan te vragen.
Recht op correctie van uw Persoongegevens
u hebt te allen tijde het recht uw gegevens te corrigeren indien deze onjuist blijken te zijn.
Recht op verwijdering van uw Persoongegevens
u hebt het recht om de verwijdering van uw Persoongegevens te vragen zodra er niet langer een legitieme basis is voor de verwerking van deze gegevens.
Recht om de verwerking en/of het gebruik van uw Persoongegevens te beperken.
Recht op vrije overdraagbaarheid van uw Persoongegevens
U hebt het recht om de door ons verwerkte Persoongegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of ons te vragen deze aan een andere Verantwoordelijke voor de verwerking te verstrekken.
Recht op intrekking van uw toestemming
de toestemming die u ons hebt gegeven om uw Persoongegevens te verwerken, kan te allen tijde geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken. De intrekking van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerking die nodig is om onze legitieme belangen of die van een derde partij te beschermen.
Recht van verzet tegen de Verwerking van uw Persoongegevens
u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoongegevens (1) die noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, maar er zijn redenen die specifiek verband houden met uw situatie en (2) met het oog op direct marketing (in dit laatste geval hoeft u geen redenen op te geven). Een dergelijk verzet is echter niet mogelijk indien de Verwerking van uw Persoongegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.
Geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering
u hebt het recht om niet te worden onderworpen aan een volledig geautomatiseerde besluitvorming. Volledig geautomatiseerd betekent dat er geen menselijke tussenkomst is die (effectief) bijdraagt aan de besluitvorming en dus de besluitvorming niet kan wijzigen. De Verwerking van uw Persoongegevens door VECTILEX omvat geen profilering. Evenmin werkt VECTILEX met geautomatiseerde besluitvormingsprocessen.
Recht om een klacht in te dienen
als u van mening bent dat wij de AVG hebben geschonden, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de instantie die toeziet op de correcte naleving van de AVG: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be - Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Tel: +32(0)2 274 48 00 Fax: +32(0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be . Een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit laat een beroep op de burgerlijke rechter onverlet. Indien u schade lijdt als gevolg van de Verwerking van uw Persoongegevens, kunt u een schadeclaim indienen.
13. DE UITOEFENING VAN UW RECHTEN
Indien u gebruik wenst te maken van een van bovengenoemde rechten, kunt u ons uw gedateerde, schriftelijke of elektronische verzoek sturen per e-mail naar #of per post naar VECTILEX. Wij zullen u uiterlijk dertig dagen na uw verzoek informeren. U dient er echter
rekening mee te houden dat bovengenoemde rechten niet absoluut zijn: er kunnen redenen zijn op grond waarvan wij niet verplicht zijn aan uw verzoek te voldoen, of waardoor wij slechts gedeeltelijk aan uw verzoek zullen voldoen. In voorkomend geval zullen wij u binnen dertig dagen na ontvangst van uw verzoek daarvan in kennis stellen. Elk verzoek wordt kosteloos behandeld, tenzij de verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name wegens het repetitieve karakter ervan. Indien verzoeken duidelijk ongegrond of buitensporig blijken te zijn, wordt ofwel een redelijke vergoeding gevraagd voor de administratieve kosten die verbonden zijn aan het verstrekken van de gevraagde informatie of mededeling en het nemen van de gevraagde maatregelen, ofwel wordt het verzoek afgewezen. Wij zullen u hiervan uiterlijk dertig dagen na uw verzoek in kennis stellen.
14. WIJZIGINGEN IN DIT Privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor dit Privacybeleid in de toekomst uit te breiden of te wijzigen. De laatste en meest recente versie van deze verklaring zal altijd op onze Website worden geplaatst. Wij raden u daarom aan ons Privacybeleid op de Website regelmatig te raadplegen.
15. CONTACTGEGEVENS
Indien u verdere vragen of opmerkingen heeft over de Verwerking van uw Persoongegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid, kunt u altijd contact met ons opnemen en een brief sturen naar het in artikel 1 vermelde adres.